La oficina sin papeles: SGD la elección de la herramienta


El equipo que estudia la viabilidad y necesidad de implantar un sistema de gestión documental, ha llegado a la que posiblemente sea su decisión más difícil: elegir la herramienta del SGD.

Conocer las funcionalidades de cada herramienta y como pueden solucionar los requerimientos de la empresa, es un trabajo minucioso y de una alta responsabilidad por los costes que conlleva y los problemas que puede generar en la actual forma de trabajo. La empresa no puede detenerse, ni tan siquiera en la generación de documentos en papel si ello fuera necesario, porque esté en marcha la implantación del SGD. Por lo tanto, la coordinación entre las fases de implantación, los departamentos implicados en cada fase y los usuarios en general, será una de las tareas básicas a tener en cuenta, para el éxito de la implantación.

El ámbito y el alcance de la implantación la ha definido la empresa, dentro de una decisión corporativa. Esto, junto a los requerimientos de cada departamento detectados durante las distintas fases del proyecto, fijan las variables sobre las que el equipo se basará para su elección.

Objetivo general: Teniendo en cuenta la gran cantidad de información que maneja la empresa, la variedad de software que utiliza en la generación de documentos electrónicos y el cada vez más frecuente uso de archivos electrónicos con nuestros clientes y proveedores, se desea disponer de un sistema que permita la gestión automatizada de toda la información que maneja la empresa, dentro de unas pautas de seguridad similares o mejores que las actuales. Para logralo, se dispondrá de la herramienta o herramientas que sean necesarias ajustadas al presupuesto disponible.

Objetivos departamentales: Conocido el alcance fijado por la dirección, los distintos departamentos identifican cuales son los objetivos a alcanzar con la implantación del SGD.

  • Un archivador central para todos los documentos. Esto garantiza la disponibilidad de cualquier documento de la empresa.
  • Acceso a todos los documentos. Desaparecen por tanto los nichos de información.
  • Acceso global a través de internet. De esta forma se optimizan los tiempos de respuesta a una decision dentro de un flujo de trabajo, al poder el usuario responsable acceder desde cualquier lugar, mediante un equipo remoto con acceso a internet.
  • Almacenamiento automático o semiautomático mediante la integración del SGD con la mayor parte del software que la empresa está utilizando actualmente.
  • Obtención de resultados completos de búsquedas en segundos.
  • Optimización y transparencia de procesos mediante flujos de trabajo.
  • Reducir el espacio de almacenamiento. Los archivos digitales ocupan poco espacio físico debido a las grandes capacidades de los sistemas actuales de almacenamiento digital.
  • Protección contra incendios e inundaciones. Esto se consigue con las adecuadas políticas de copias de seguridad (incluida la nube).
  • Los documentos deberán estar disponibles y poderse consultar durante años.
  • Cumplir la regulación vigente sobre custodia de documentos.
  • Garantía de disponibilidad de los documentos, en cualquier momento y lugar para los usuarios autorizados.
  • Automatizar completamente la gestión documental de la empresa, minimizando el uso de documentos en papel,
  • Garantizar la confidencialidad, seguridad, custodia y accesos a los documentos, solo por las personas autorizadas

Otros: La inversión será más costosa en un inicio, pero los beneficios también serán mayores. Se espera un incremento en la productividad basado en la eliminación de los tiempos que hasta ahora se empleaban en la gestión de la información, en la agilidad en la distribución de documentos y en la posibilidad de poder compartirlos simultáneamente por varios usuarios. Añadido a la automatización de los flujos de trabajo que llevan asociados la creación, catalogación, modificación, distribución y archivado de documentos.

La digitalización de la documentación que ya existen en papel, se hará de forma progresiva y hacia atrás en el tiempo, hasta conseguir un compromiso entre los documentos archivados y el tiempo legal de custodia. La disponibilidad de estos documentos en formato electrónico, permitirá que el original no sea utilizado, con lo que se mejora el riesgo de pérdida o daño.

Después de examinar las herramientas software que hay en el mercado, el equipo de implantación se decidió finalmente por DOCUWARE.

Esta solución cumple ampliamente con todos los requisitos que presentaba el proyecto, además de incorporar herramientas auxiliares que hacen que la parametrización del sistema sea muy sencilla, así como la asociación entre el software actual de la empresa y el SGD sin necesidad de programación, todo de forma gráfica y visual, lo que hace que la curva de aprendizaje sea optima.

Autor: jmmyc

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