La oficina sin papeles: SGD la elección de la herramienta


El equipo que estudia la viabilidad y necesidad de implantar un sistema de gestión documental, ha llegado a la que posiblemente sea su decisión más difícil: elegir la herramienta del SGD.

Conocer las funcionalidades de cada herramienta y como pueden solucionar los requerimientos de la empresa, es un trabajo minucioso y de una alta responsabilidad por los costes que conlleva y los problemas que puede generar en la actual forma de trabajo. La empresa no puede detenerse, ni tan siquiera en la generación de documentos en papel si ello fuera necesario, porque esté en marcha la implantación del SGD. Por lo tanto, la coordinación entre las fases de implantación, los departamentos implicados en cada fase y los usuarios en general, será una de las tareas básicas a tener en cuenta, para el éxito de la implantación.

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La oficina sin papeles: SGD ¿con un escaner es suficiente?


Una de las preguntas que se hacía el equipo responsable de la implantación del SGD en el artículo anterior, era si la adquisición de un escaner y un SGD sería suficiente para resolver los problemas que actualmente tiene la oficina.

Un escáner digitaliza documentos en formato imagen, por lo tanto no son archivos de texto. Esto hace, que a priori resulte insuficiente si lo que queremos es que el contenido del archivo generado sea indexable por el sistema, de forma que facilite posteriormente su localización a través de su contenido. En este caso el SGD no podría "conocer" el contenido del documento, por lo que se perderían grandes posibilidades de búsqueda.

Por otra parte, el SGD necesita procesar unos datos conocidos como "metadatos". El concepto es muy simple y lo utilizamos a menudo en nuestro buscador de internet. Cuando deseamos localizar algo, introducimos una serie de palabras en el campo de búsqueda, que nos retornarán una lista con enlaces hacia lo que estamos buscando. Lo que ha hecho el buscador es comparar las palabras que hemos introducido, con unas etiquetas asociadas a cada artículo o página que se presenta en los resultados. A estas etiquetas se les denomina metadatos.

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La oficina sin papeles: SGD el inicio del cambio


La empresa de Carmen y Marcos ha decidido terminar con el caos cada vez más creciente en que se está convirtiendo la gestión de documentos. Por un lado tienen documentos impresos en papel, como algunas facturas de proveedores, las facturas emitidas a clientes y catálogos de productos, entre otros. También reciben documentos en formato digital, principalmente a través del correo electrónico, a los que hay que añadir los que digitalizan los empleados en formato "pdf", lo que hace complicado manejar todo de forma eficiente.

Ya han comprobado, que un sistema centralizado como servidor para compartir documentos no arregla las cosas. Le recuperación de un documento en papel es a veces complicada, implicando una gran pérdidas de horas por empleado y año. Pero la búsqueda y recuperación de un documento digital, si no está bien clasificado, puede llevar también mucho tiempo. Por eso, hay que tener muy claro, que la digitalización es un paso, no la solución.

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La tecnología que menos residuos genera, al incorporar componentes de larga duración, que aumenta el ahorro de energía y reduce los costes de impresión.

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