La oficina sin papeles: SGD la necesidad obliga


Hace no tantos años, una empresa que empieza con unos pocos empleados, tiene a Carmen en la oficina como la persona dedicada a realizar toda la gestión de la misma.  Ella recibe y archiva las facturas de proveedores, realiza las facturas de los clientes, lleva la caja de la empresa y la gestión de los bancos. Todo ello siguiendo su modelo de organización que le permite conocer y localizar cualquier documento en el archivo de la empresa en unos minutos.

Poco a poco y cada vez de manera más frecuente, comienza a recibir documentación en formato electrónico. Primero ofertas y presupuestos, para más adelante facturas de proveedores. No solo eso, sino que sus propios clientes cada vez más le solicitan documentación en formatos electrónicos, tal como pdf, xls, doc, etc. La velocidad de entrega y la calidad al enviar un documento digital por correo electrónico, terminan por dejar en desuso al fax.

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La oficina sin papeles: Los primeros errores


A principio de este siglo, la tecnología había puesto en nuestras manos las herramientas necesarias para iniciar nuestra propia revolución documental. Se abrieron muchas expectativas sobre la supresión de los documentos impresos. Cierto que grandes corporaciones y entidades, sobre todo culturales, llevaban años facilitando a los usuarios sus fondos después de digitalizarlos. Pero a nivel empresarial algo pasó, ya que aún hoy nos encontramos bastante lejos de conseguir eliminar el papel de nuestro entorno de trabajo. Si además nos centramos en PYMES y pequeñas empresas, la cosa es aún mas descorazonadora.

Si como se dice, la oficina sin papeles es todo fuente de ventajas, ahorramos dinero por todos lados, en papel, almacenaje, tiempo, mejora en flujos de trabajo, etc. ¿como es posible que no nos hayamos lanzado con los brazos abiertos hacia ella?. ¿Es que somos tan insensatos de tirar el dinero, pudiendo ahorrar "tanto"?.

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La oficina sin papeles: Como empezó todo


Creo que fue allá por el año 1975, cuando en la revista BusinessWeek aparece por primera vez el término de Oficina sin Papeles, presentado como The Office of the Future.

Podríamos decir que el autor de aquel artículo fue sin duda un visionario. Las tecnologías del último cuarto del siglo pasado, provocaron una autentica revolución social. Al comienzo, su avance fue lento, se estaban colocando los cimientos tecnológicos. Pero poco a poco se aceleró hasta alcanzar una velocidad de desarrollo cuasi exponencial. Prever en 1975 como iban a ocurrir las cosas fue la visión de un genio o de un loco.

Pero lo que estaba por venir abriría la mente de aquellos que permanecían escépticos. ¿Que ocurrió durante aquellos primeros años, que terminarían siendo el embrión de nuestro actual estado tecnológico?. Echemos un vistazo.

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La tecnología que menos residuos genera, al incorporar componentes de larga duración, que aumenta el ahorro de energía y reduce los costes de impresión.

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