Cuánto tardamos en encontrar un archivo, y acceder a la información que contiene y que necesitamos consultar, es la pregunta clave de la gestión de documentos en una empresa.
Recibimos montones de documentos que nos llegan por diferentes vías. Facturas en papel, facturas electrónicas, recibidas por email o por correo ordinario, notas de gastos que recibimos físicamente, albaranes de entrega de proveedores, albaranes de salida de nuestro propio negocio, que luego se convertirán en facturas, etc.
Está claro que con todos estos documentos en juego, es difícil realizar una búsqueda precisa y rápida, cuando necesitamos realizar una consulta.
Una parte nada despreciable del tiempo de trabajo, lo pasamos intentando buscar y consultar documentos. Esta es una de las principales razones, aunque no la única, por la que deberíamos comenzar un proceso de transformación digital en la gestión de documentos dentro de nuestras empresas.
No voy a describir aquí el proceso que seguimos cuando buscamos un documento en un archivo compuesto de archivadores de papel, pues es de todos conocido.
Lo que sí me gustaría es explicar los beneficios que vamos a encontrar si nuestro archivo de documentos es digital, y por donde podemos empezar.
Este es el primer paso a dar si queremos empezar a utilizar una gestión documental.
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel. Desde un escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en un contenedor central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema.
Desde SGD podemos ayudarte en esta primera fase del proyecto, es decir digitalizando los documentos, y organizandolos directamente desde el escáner por medio de una aplicación configurable según sus necesidades o preferencias de organización y etiquetado.
A tener en cuenta a la hora de archivar facturas, en formato electrónico, es que la aplicación para escanearlas debe estar homologada por la Agencia Tributaria y contener firma digital.
Conscientes de que la primera fase de la transformación digital, pasa por la digitalización del archivo físico de documentos, y de que esta fase puede ser la más tediosa (depende de la cantidad de documentos a escanear), desde SGD ofrecemos soluciones integrales para digitalizar su archivo físico.
RAZONES PARA COMENZAR CON UN PROCESO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL
Existen muchos factores que le pueden llevar a la digitalización de documentos. Además del ahorro de espacio, la razón primordial sería poder disponer de la información de forma mucho más rápida. Poder encontrar la información que necesita con solo teclear un par de palabras supone un gran ahorro de tiempo.
Además del nada despreciable ahorro en espacio, encuentro de vital importancia otros motivos que nos pueden animar a realizar este proceso.
Seguridad. Lo que antes estaba bajo llave en una habitación física de nuestras oficinas, estará ahora protegido por varias claves de acceso, que serán configurables dependiendo de la gestión de usuarios.
Acceso a la información desde dispositivos móviles. Cada día mas empleados necesitan consultar información desde ubicaciones que no se encuentran en nuestras instalaciones, ya sea dispositivos móviles o PC conectados fuera de nuestra red corporativa.
Compartir la información con nuestros compañeros, colaboradores o clientes de una forma mas rápida y segura.
Deterioro de los documentos. El deterioro del papel es inevitable a la hora de tener un archivo de documentos en papel.
Una vez que tengamos todos nuestros documentos digitalizados y organizados, podemos proceder a la destrucción segura de nuestro archivo físico. Bien es cierto que habremos de considerar la posibilidad de conservar determinados documentos en papel, si ese fuera nuestro deseo o nuestra necesidad.
A partir de este momento, tendremos un archivo digital, organizado de una manera determinada, que será necesario indexar o indizar, además de crear copias de seguridad del mismo. Es aquí cuando tenemos que considerar la implantación en nuestra organización de una GESTIÓN DOCUMENTAL o de un BUSCADOR EMPRESARIAL.
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